SARL EURL : livres obligatoires. Les livres comptables, autres documents obligatoires

Les livres comptables.

Nous ne saurions trop vous recommander pour votre comptabilité, de faire appel aux services d'un comptables. Pour un trouver un dans votre quartier ou près de chez-vous, consultez l'annuaire téléphonique, ou sur internet : les pages jaunes. Il est aussi possible, si vous avez quelques notions de compta, d'utiliser un logiciel. des éditeurs comme CIEL ou EPB proposent une gamme très large de produits bien adaptés même pour les débutants. La plupart vous sortiront un bilan de fin d'exercici

1- Le livre journal.
Sur ce cahier, il doit être engistré chaque jour, l'ensemble des opérations comptables, entrées (recettes) et sorties (dépenses).

2- Le livre d'inventaire.
Il ne s'agit pas de l'inventaire du matériel de l'entreprise, mais de la reprise des comptes annuels, à remplir une fois par an.

3- Le grand livre.
Ce livre regroupe l'ensemble des comptes pour chacun des fournisseurs et clients. Il est indispensable pour établir le bilan de fin d'année, ainsi que le compte de résultat.

Notons que seuls, le livre journal et le grand livre sont à faire parapher au greffe du Tribunal de commerce d'où dépend le siège social de votre société. Cette opération (pas gratuite) obligatoire consiste à présenter ces livres sur lesquels seront apposés un tampon du tribunal en première et dernière page . Elle a pour but d'éviter la fraude par l'arrachage de pages, ce qui est interdit. Cette opération devra être faite si possible le jour de l'immatriculation, ou le plus rapidement possible.

Les autres documents obligatoires

4- Le livre des assemblées.
Ce peut être un simple cachier ou un classeur dans lequel vous aurez placé une centaine de pages (plus pratique pour les passer dans votre imprimante) et les replacer ensuite dans le cahier. Chaque page sera numérotée sur son recto (page de droite) et être également paraphé par le tribunal de commerce lors de l'immatriculation ou bien, à la mairie plus simplement .
Le livre des assemblées regroupe les procès-verbaux des réunions des assemblées. Toutes les décisions y sont consignées...

5- Le registre unique du personnel.
Sur ce cahier, figure par ordre d'embauche, l'ensemble des salariés de l'entreprise en précisant : nom, prénom du salarié, nationalité, date et lieux de naissance, emploi et qualification, type de contrat de travail, date d'entrée dans l'entreprise (avec une case libre à la fin, pour y noter la date éventuelle de sortie). Il doit être conservé durant toute la vie de la société. Bien que vous trouviez en librairie des prêts à l'emploi , un simple cahier à colonnes peut faire l'affaire...
Avant l'apparition de l'informatique, l'entreprise était tenue de tenir un autre livre : celui des paies. Aujourd'hui, vous devez conserver le double des fiches de paie classées par salarié et par date d'émission, pendant 5 ans après le départ du salairié, sur un support informatique ou papier.

6- Le registre médical (dans le cas où avez des salariés, même s'il s'agit d'un associé ou gérant salarié) .
Il s'agit d'un document à conserver, remis lors des visites de la médecine du travail.

7- Le registre des observations et mises en demeure.
Il peut s'agit d'un simple cahier ou d'un classeur. Il contiendra éventuellement les observations de l'inspecteur du travail et du CHSCT, en cas de visite dans votre entreprise.

8- Le registre des délégués du personnel.
En général, les petites entreprise n'en ont pas. Il n'est obligatoire qu'à partir de 11 salariés et plus (un simple classeur suffit). Il contient l'ensemble des réclamations présentées par les délégués du personnel, ainsi que les réponses apportées par l'entreprise.

9- Le registre d'hygiène et sécurité.
la aussi, un simple cahier suffit. Il a pour but de recueillir toutes les observations relatives à la prévention des risques professionnels et à l’amélioration des conditions de travail et chaque fois qu’une personne se trouve face à une situation d’incident, d’accident ou de risque ne nécessitant pas l’utilisation de la procédure de retrait.
Ce cahier constitue non seulement un support pour la connaissance des risques et des dysfonctionnements mais c’est également un instrument privilégié pour le dialogue au sein des services.

Il est unique et il appartient au chef d'entreprise de prendre toutes les dispositions nécessaires pour qu’il soit facilement accessible et en un lieu identifié de tous. Chaque inscription doit être visée par le chef d'entreprise (ou de service s'il s'agit d'une entreprise importante) lequel doit indiquer les suites données aux remarques. Il peut éventuellement ajouter des commentaires (décret n° 82-453 du 28 mai 1982)

Les autres obligations d'information.

Au-delà de ces registres, des affichages sont obligatoires dans l'entreprise (même si le gérant d'une SARL est le seul salarié, ou le gérant unique d'une EURL). Il peut s'agit d'affichettes fabriquées sur votre ordinateur. Tous les employés doivent pouvoir les lire sans contraintes.

• les coordonnées de l'inspection et de la médecine du travail
• le règlement intérieur (pas obligatoire mais recommandé. Il est établi librement par le chef d'entreprise. Il peut contenir par exemple certaines contraintes non prévues par la convention collective, comme le port d'habits, casque, utilisation de certains appareils, etc... )
• les horaires de travail
• les consignes de sécurité sur le lieu de travail
• l'interdiction de fumer dans l'entreprise.

La plupart de ces registres (ces cahiers peuvent être de simples cahiers ou des classeurs dans lesquels on aura glissé et numéroté des feuilles vierges). Seuls ceux dont nous en avons signalé l'obligation doivent faire l'objet d'un paraphe auprès du tribunal de commerce. Les autres sont lilbrement établis.

Extraits du Code de commerce .

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